BERNER Group: Migration zu SAP S/4HANA & standardisierter Data-Governance-Prozess

An den BERNER Standorten in mehr als 20 europäischen Ländern ist über die Jahre eine heterogene SAP Landschaft gewachsen.

Ausgangssituation

Die BERNER Group wurde 1957 von Albert Berner gegründet. Heute, fast 70 Jahre später, ist aus dem Ein-Mann-Betrieb ein internationaler Konzern mit über 8.000 Beschäftigten geworden. Das Familienunternehmen ist der führende B2B-Spezialist und ein innovativer Hersteller von Chemieprodukten. Darüber hinaus liefert die BERNER Group über 100.000 Premium-Produkte für die Reparatur, Pflege und Wartung an Kunden aus den Bereichen Mobilität, Bau und Industrie. Zudem bietet die Firmen-Gruppe mit den starken Marken BERNER, BTI by BERNER und Caramba branchenführende Services an, die es den BERNER-Kunden ermöglichen, sich auf ihre Kunden zu konzentrieren und ihr Geschäft weiter voranzutreiben.

An den BERNER Standorten in mehr als 20 europäischen Ländern ist über die Jahre eine heterogene SAP Landschaft auf Basis von SAP ERP ECC6 gewachsen. Viele Schritte im Stammdaten-Pflegeprozess waren manuell durch interne Kräfte oder externe Dienstleister zu tätigen. Dies wollte die Unternehmensgruppe grundsätzlich ändern und gleichzeitig den Schritt zu SAPs moderner S/4HANA Plattform machen.

Aufgabe

Kern des Projektes war die gruppenweite Umstellung von ERP ECC6 auf S/4HANA. Wie bei nahezu jedem führenden Handelsunternehmen mit zahlreichen Tochtergesellschaften, sind einheitliche, sichere und effiziente Prozesse ein Muss. Das betrifft besonders die Anlage, als auch die weitere Verarbeitung und Pflege von Stammdaten.

Die BERNER Group beschloss somit, auch ihren bisherigen Stammdaten-Pflegeprozess einer grundsätzlichen Optimierung und Standardisierung zu unterziehen. Um dafür bestens vorbereitet zu sein, sollten die Stammdaten bereinigt migriert, zeitintensive manuelle Prozessschritte automatisiert und die Anlage und Pflege von Daten sauberer und sicherer gestaltet werden. Die dafür gesuchten SAP Lösungen sollten sowohl die komplexen Logiken bei der BERNER Group abdecken, als auch direkt in S/4HANA integrierbar sein und natürlich reibungslos miteinander funktionieren.

Um den richtigen Partner für dieses anspruchsvolle Vorhaben für die gesamte Unternehmensgruppe zu finden, führte die BERNER Group einen Auswahlprozess durch, bei dem sich die ISO Professional Services GmbH erfolgreich durchsetzen konnte.

Das Projekt

Die BERNER Group beauftragte die ISO Professional Services GmbH (IPS) mit der Einführung des Master Data-Governance-Prozesses. Dazu sollten zentrale Applikationen der Marlin Suite von IPS implementiert werden:

• Marlin Data Governance Business Partner
• Marlin Dubletten Check
• Marlin Adressvalidierung
• Marlin UST-ID Prüfung
• Marlin Content Anreicherung
• Marlin Compliance Screening

Die Einführung des neuen Stammdaten-Pflegeprozesses und der Marlin-Applikationen erfolgte zunächst nur auf dem S/4HANA System. Das für eine Übergangszeit parallellaufende ERP ECC6 System von BERNER kommuniziert vorerst weiterhin mit dem neuen S/4HANA System. Eine Abschaltung des ECC6 Systems ist jedoch bereits geplant. Sobald es so weit ist, steht einer vollumfänglichen Nutzung der eingeführten Marlin-Applikationen nichts mehr im Wege.

Der Parallelbetrieb des alten ECC6 Systems mit S/4HANA stellte zunächst eine Herausforderung dar. Zahlreiche Sonderfälle waren über die Jahre im Altsystem eingeführt worden, die zum neuen System nicht auf Anhieb kompatibel waren. Das BERNER-Projektteam musste daher zuerst sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen beiden Systemen fehlerfrei und schnell funktionierte.

Als dies gewährleistet war, begann das Team der IPS die Marlin-Tools direkt in SAP S/4HANA zu integrieren. So ließen sich fortlaufende Prozesse ohne Absprünge zu anderen Tools darstellen. Die Identifizierung der Stammdaten und Anreicherung mit Merkmalen erfolgt nun direkt bei der Anlage der Daten. In Zukunft ist auch eine Erweiterung dieser Funktion geplant.

Die Ergebnisse

Inzwischen laufen das alte ERP ECC6 und das neue S/4HANA System problemlos im Parallelbetrieb. Dazu sind die bestellten Marlin Tools integriert und in Betrieb. Damit wurden jene Schritte, die vormals teils intern, teils über externe Dienstleister durchgeführt werden mussten, automatisiert. Die Applikationen der Marlin Suite kommen in der BERNER Group standortübergreifend zum Einsatz, wodurch ein standardisierter Master Data-Governance-Prozess gewährleistet ist.

Der Ausblick

Derzeit befindet sich das Projekt noch in einer Übergangsphase von ERP ECC6 zu S/4HANA. Sobald das alte ECC6 System abgeschaltet wird, ist die volle Funktionalität aller Lösungen der Marlin Suite gewährleistet. Der Kunde hat zudem Interesse an der neuen Applikation Marlin Content Risk gezeigt, einer Zusatzkomponente für das bisherige Produkt Marlin Content. Über die Anbindung des Datenanbieters D&B kann Marlin Content Risk zukünftig zusätzlich Bonitätsinformationen für das Kreditmanagement nutzen. Die Hierarchie des geprüften Unternehmens wird mit dem Stammdatensatz gespeichert. Bei einer Neuanlage mit einem Match aus der Datenbank zeigt Marlin Content Risk eine vorhandene Hierarchie an und markiert bereits angelegte Stammdatensätze im „Family Tree“.
 

„Besonders wichtig war für uns, dass wir einen vollständig gesteuerten und überwachten Governance-Prozess haben, in den Datenqualität verbessernde Tools wie die Adressvalidierung, der UST-ID Check, das Compliance Screening und die Content Anreicherung komplett integriert sind. Mit der Marlin Suite haben wir eine diesbezüglich umfangreiche und komplette Lösung gefunden.“
Holger Frietsch, Director Big Data Solutions – bei der BERNER Group